案内状・招待状は、催事の情報を相手に申し伝えるための書状です。
情報は正確にかつ簡潔に述べ、出席を強制するような文面にならないよう、相手が無理なく安心して参加の有無を決定することができるよう配慮することが大切です。
案内状・招待状には、催事の趣旨・日時・会場を明記し、会費が必要な場合はその旨を記します。それに加え、会場への交通手段や駐車場の有無、近隣の駐車場への案内などを書き添えたり、地図を同封するなどの工夫をしたりすると、親切な案内状・招待状になるでしょう。
当日のプログラムがあれば同封したり、参加者が少ない会合ではメンバーの顔ぶれを記したりしておくと、より親切です。喜んで参加したいと思える文面を心がけましょう。
礼儀を重んじたフォーマルな書き方の中にも、親しみを込めた温かな表現を心がけ、相手を敬い、思いやりのある案内状・招待状を送りたいものです。
案内状・招待状を送る時期
案内状・招待状を送る時期は、出欠の返信を求める場合は遅くとも開催日より2週間程度前までに、また、遠方の方へ宛てる場合は1ヶ月前までには相手の元に届くように送ります。返信を求めない場合でも、1週間～10日前頃までには相手の元に届くように送りましょう。
受け取る側が余裕をもって準備することができるよう、できるだけ早い時期に送ることがマナーです。
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