依頼の手紙は、謙虚な姿勢で頼みたい内容を明確に伝えることが大切です。たとえ親しい間柄でも曖昧で遠まわしな表現にならないよう注意し、丁寧に礼儀正しく書くことがマナーです。
依頼する理由の他、相手にとって必要な情報を具体的に、かつ簡潔に述べ、「どういった理由で、何を頼まれたか」が、一読してすぐに理解できる文面になるように心がけます。
また、依頼を断り難くするような半強制的な依頼の仕方はNGです。承諾を得ないうちから契約書や必要書類を同封したり、「他の人に依頼した時は引き受けてくれた」といった一文を書いたり、以前に自分が世話をしたことを持ち出したりするようなことはやめましょう。
依頼を断られた場合においても、「あの時○○してあげたのに」といった相手を攻める行為は厳禁です。断られた場合でも、心に負担を与えたことのお詫びや、検討してくれたことへのお礼、これまで同様のお付き合いを願う言葉をしたためたお礼状を忘れずに送るようにしましょう。
依頼内容によっては、返事をもらいたい期限がある場合や、準備に時間を要する場合もあるため、早めに手紙を送るなどの心遣いを大切にします。
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