身元保証人は、単に身元を証明するためのものではありません。安易な考えで身元保証人を依頼するのは相手にとって失礼です。「不明確なリスク」を背負わせることをしっかりと理解し、丁寧で誠意ある文面を心がけましょう。
依頼の内容を具体的に述べ、絶対に迷惑をかけないことを誓う一文を添えるなど、どんなに親しい間柄でも丁寧に、礼儀正しく書くことが大切です。
また、依頼状に契約書類を添えて送るなどの半強制的な行為はマナー違反です。必ず承諾を得た後で直接持参するか、遠方の場合は改めてお礼状とともに書類を郵送するなどして依頼するようにしましょう。
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身元保証人の依頼状＠文例
文例1
拝啓 初春の候、○○様におかれましては、その後お健やかにお過ごしのことと拝察いたしております。
本日は折り入ってお願いしたい事がございまして、筆を執らせていただきました。
このたび、私は○○大学を卒業し、株式会社○○に就職することになりました。
入社にあたり、両親以外の身元保証人を立てる必要があるとのことです。つきましては、○○様に身元保証人をお引き受け願えないでしょうか。
○○様にご迷惑をおかけするようなことは決していたしませんことをお誓い申し上げ、日々精進して参りますので、何卒ご承諾くださいますようお願い申し上げます。
甚だご迷惑かと存じますが、ご承諾いただける場合は書類を持ってお伺いいたします。
略儀ながら、まずは書中をもちましてお願い申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
文例2
拝啓 春草萌えいづる季節を迎え、○○様にはその後ご壮健にてお過ごしのことと存じます。
本日は折り入ってお願いがあり、一筆申し上げた次第です。
実は、このたび長男○○が○○大学へ進学することになりました。
入学にあたり、私ども両親の他に、1名の身元保証人を書面にて提出する必要があるとのことです。
つきましては、長くお付き合いのある○○様に在学中の身元保証人をお引き受け願えないものかと存じ、お願い申しあげる次第でございます。
○○様にご迷惑の及びませんよう、私どもも十分に監督いたしますので、何卒ご承諾くださいますようお願い申し上げます。
ご承諾いただける場合は、長男ともども必要書類を揃えてお伺いしたいと存じますので、折り返しご一報賜りたくお願い申し上げます。
まずは書中にて、お願い申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
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