手紙・封筒の宛名を書いたら、封をする前にもう一度中身を確認しましょう。
改まった手紙を出す場合は特に、相手に失礼がないよう必ず下記の点に注意して、手紙文・封筒を見直しましょう。
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誤字・脱字
どんなにすばらしい文章を書いても、1点の誤字・脱字があるだけで手紙の質が下がり、それによって相手に不快感与える場合があります。
誤字・脱字が見つかった場合は修正液などは使用せず、必ず新しい便箋に書き直すようにしましょう。流し読みをせず、一字一句しっかり声に出して読んでみると、誤字・脱字を発見しやすくなります。
また、自信がない漢字やことわざを用いる場合は必ず辞書などで調べましょう。
敬語の使い方
正式な手紙を書く上で必要不可欠な敬語。
敬語を使うべき箇所で使っていない、二重敬語になっているなど、相手に失礼がないよう正しく敬語が使われているかどうかをチェックします。
相手を不快にさせる表現や、忌み言葉の使用についても必ず見直しましょう。
手紙の構成と改行位置
手紙の構成と改行位置のチェックをしましょう。
時候の挨拶や頭語、結語が正しく使えているか、基本構成に沿ってシンプルで見やすい手紙になっているかを見直します。
改行位置については、読みやすく段落を取るだけでなく、下記の項目についても大切なポイントです。
- 適切な位置で改行されているか。
- 全文、主文等、手紙の構成に誤りがないか。
- 相手方を指す名詞が行末にきていないか。
- 自分や自分の身内を指す名詞が行頭にきていないか。
- ひとつの単語が行をまたいで書かれていないか。
相手との親密度
親兄弟、友人、知人、上司、恩師、面識がない人･･･など、送る相手は様々です。
相手との関係や用件によっては、形式にこだわり過ぎることがかえって失礼になることもあります。送る相手を思い、心に響く手紙になっているかを見直しましょう。
内容について
相手への押し付けや、まとまりのないダラダラとした文章など、相手を不快にさせる表現がないかどうか、伝えたい事柄を簡潔に書けているかを見直します。
催促や苦情などの手紙においても、感情をむき出しにせず相手を思いやる冷静な書き方を心がけましょう。
署名・宛名
便箋に書く署名、封筒に書く宛名や記入位置などを見直し、切手の貼り方・貼り忘れについてもきちんと確認しましょう。
手紙の折り方
正式な手紙には、正式な手紙の折り方があります。
使用する封筒の形（和封筒・洋封筒）などによって4つの折り方がありますので、手紙の折り方と封入の向きを確認して正しく折りましょう。
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