断りの手紙は、相手の気持ちや都合を配慮して、早めに出すことが礼儀です。
断り難い内容だからといっていつまでも保留にしていると、相手は期待するばかりか断られた後の行動に移すこともできないため、迷惑をかけることになります。
窮地にいる相手の心情を思いやりながら、やわらかな表現ではっきりと断ることが大切です。言い訳の多い文面や、曖昧で遠まわしな表現にならないように注意し、自分の力量不足を詫びる言葉を伝えるとともに、今後もよきお付き合いができるような一文を書き添えましょう。
断りの理由は、時には嘘も必要ですが、見え透いた嘘で相手を傷つけることがないよう、相手が納得できる理由を具体的に述べるようにします。
また、説教やアドバイスなど、相手の心情をかき立てるお節介な言葉も控え、頼ってくれた相手に感謝するくらいの気持ちで謙虚な表現を心がけましょう。
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