出欠返信の手紙が遅れる理由は、「相手が忘れている」「出席の意思がない」「何らかの事情により、相手が招待状を読んでいない」「郵送事故」などさまざまです。
返事がなくて困っているこちらの事情も知らせる必要はありますが、一方的に攻め立てることはせず、「会場準備の都合」のように催促の理由を明確にし、へりくだってお願いする形の表現を用いることで、相手を思いやった手紙になるよう配慮します。
また、催促の手紙と相手からの出欠返信の手紙が入れ違いになってしまうことも考慮し、その旨を詫びる一文を書き添えておくと良いでしょう。
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出欠返信の催促状＠文例
文例1
前略 先日ご案内を差し上げました○○会についての案内状は、お受け取りいただけましたでしょうか。
未だご返事をいただいておらず、案内状到着の無事を案じているところでございます。
会場準備等の都合もございますので、催促がましく誠に恐縮ではございますが、折り返しご参加の諾否をお知らせくださいますよう、重ねてお伺い申し上げます。
誠にお手数ではございますが、○月○日までにご返信いただくか、○○○○（電話番号×××××）までご連絡くださいますよう、お待ち申し上げております。
なお、本状と行き違いにご返事いただきました節は、誠に申し訳ございません。
取り急ぎ、ご返事のお願いを申し上げます。
草々
令和○年○月○日
文例2
前略 先日、○○会開催のご案内を申し上げましたが、ご覧いただけましたでしょうか。
ご多用の折、催促がましく重ねてお伺い申し上げるのも失礼とは存じますが、会場準備等の都合もありますので、折り返しご返事くださいますようお願い申し上げます。
恐れ入りますが、○月○日までにご連絡頂けない場合は、ご欠席として扱わせていただきますので、その旨ご了承くださいませ。
なお、本状と入れ違いにご連絡頂きました場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、用件のみにて失礼いたします。
かしこ
令和○年○月○日
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