お知らせ文書の基本構成をご紹介します。
ビジネス文書(社外文書、社内文書など)、案内状、招待状などのお知らせ文書は縦書きにする場合もありますが、横書きで作成するのが一般的です。
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■前付け(縦書きの場合=末文の後に後付け)
① 文書番号、発信年月日
文書番号はビジネス文書において記載しますが、内容や会社によって必要でない場合もあります。
② 宛名
主な宛名には「社員各位」「関係者各位」「お客様各位」などのように複数に宛てた書き方と、「○○会社 ○○様」のように個人に宛てた書き方とがあります。
③ 署名
差し出す側の名前や会社名を書きます。
■タイトル
④ タイトル
文書の件名を記載します。
■前文
※ビジネス文書では、お詫びの挨拶は基本的に使用しません。また、社内文書においては前文の全てを省略します。
⑤ 頭語
手紙の一番初めにくる挨拶で、末文の結語とセットで使います。
⑥ 時候の挨拶
季節や天候に応じて、心情や季節感を現す言葉を頭語から1字あけて書き始めます。
⑦ 安否を尋ねる挨拶
相手の健康や安否を気遣う言葉を入れます。
⑧ 感謝・お礼の挨拶
日頃お世話になっている感謝の気持ちを伝えます。
■主文
⑨ 起語
主文の冒頭に「さて」「ところで」などのお起し言葉を置き、本文に入るための繋ぎとします。
⑩ 本文
改行位置や敬語の使い方、誤字・脱字に注意し、目的を明確に簡潔に書きましょう。
■末文
※前文と同様、社内向けのビジネス文書において末文は基本的に不要です。出欠の返信を求める場合は、末文にて返信期日を書き加えましょう。
⑪ 結びの挨拶
用件をとりまとめ、挨拶文で締めくくります。
⑫ 結語
頭語とセットで使用します。
■別記
⑬ 用件の詳細
書き出しを「記」とし、日付、場所、連絡先などの詳細を箇条書きにします。
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