お礼の手紙は、送る時期を逃がさないことが大切です。できるだけその日のうちか、遅くとも2～3日中には書くようにします。
遅れてしまった場合も、お詫びの言葉を添えて必ず送るようにしましょう。
文章の上手下手で誠意を問われるわけではありませんので、文章構成にこだわり悩むよりも、簡潔でストレートに感謝の気持ちを表現すると良いでしょう。
文例集の丸写しでは味気ないものです。形式に沿った書き方であっても、お礼内容を自分の言葉で具体的に述べることで、感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。
お世話になった時のお礼や、頼み事をした時のお礼の手紙は、感謝の気持ちとともに、経過報告と結果報告も忘れずにしましょう。
また、他の用件をお礼状に書くことは相手にとって失礼です。用件のついでともとられかねない手紙では、心からの感謝の気持ちを伝えることはできません。他の用件をお礼状に書かないよう、礼儀正しい文面を心がけましょう。
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